Disclaimers, voorwaarden en privacy: Overzicht Verwerking Persoonsgegevens

Privacyreglement

Uitgangspunten gebruik danssporter.nl

1. Inleiding

De VDN heeft als uitgangspunt de privacy van personen te respecteren. Zij leeft de eisen als gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: WBP) na. Zij heeft daartoe een “Privacy Verklaring Verwerking Persoonsgegevens” opgesteld aangepast aan de WBP en geeft daarnaast inzicht in de Verwerkingen Persoonsgegevens.

Het voorliggende document “Overzicht Verwerking Persoonsgegevens VDN” biedt een overzicht van de soorten van verwerking van persoonsgegevens binnen de VDN, waarbij per onderwerp wordt aangegeven:

de benaming van de verwerking;
het doel van de verwerking;
de wettelijke status van de verwerking (mag de verwerking conform WBP);
de betrokkene, waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt (degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft);
welke gegevens mogen worden vastgelegd;
aan wie de persoonsgegevens mogen worden verstrekt (ontvangers VDN);
de bewaartermijn van de persoonsgegevens;

De autorisatieregeling is beschreven in het afzonderlijke document Autorisaties Gegevensverwerking VDN. Inhoud: beschrijving wie rechtstreeks toegang heeft tot de persoonsgegevens.

De volgende verwerkingen zijn in dit document beschreven:

Besturen vereniging VDN, secretariaat, administratie en klachtenafhandeling (3.1);
Ledenadministratie VDN (3.2);
Personeelsinformatiesysteem (3.3);
Oud-leden, oud-bestuursleden, oud-personeelsleden (3.4);
Salarisadministratie (3.5) en
Financiële administratie (3.6)

Vastgesteld door Bestuur VDN d.d. 04-09-2007

2. Verwerking Persoonsgegevens VDN

Artikel 1: Begrippen
Voor de begrippen als toegepast in dit document wordt verwezen naar de Privacy Verklaring Verwerking Persoonsgegevens VDN.

Artikel 2: Bepalingen ten aanzien de verwerking van persoonsgegevens
Het volgende hoofdstuk biedt een overzicht van de soorten van verwerking van Persoonsgegevens binnen de VDN. In dit artikel wordt per onderwerp een korte toelichting gegevens.

2.1 Verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het doel
Voor de verwerkingen zijn (samenhangende) doelen geformuleerd. Het doel geeft aan waarvoor de persoonsgegevens mogen worden verzameld. De verzamelde gegevens mogen vervolgens uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

2.2 Wettelijke status
Per verwerking wordt aangegeven of de verwerking bij het CBP moet worden gemeld (en is gemeld) of dat er gebruik kan worden gemaakt van een vrijstelling voor die melding. Ingeval van een vrijstelling wordt het relevante artikel in het Vrijstellingsbesluit vermeld.

2.3 Betrokkenen
Uitsluitend van de gespecificeerde categorieën van personen mogen persoonsgegevens worden verwerkt.

2.4 Persoonsgegevens
Een persoonsgegeven mag alleen worden verwerkt als het een in dit document weergegeven verwerking is. Per verwerking wordt weergegeven welke soorten van persoonsgegevens ten hoogste mogen worden verwerkt.

2.5 Ontvangers VDN
Per verwerking is aangegeven aan welke personen binnen en buiten de VDN Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt. Dit mag alleen als dit voor het doel van de verwerking noodzakelijk is. Verder dient hetgeen in het tekstveld “Doel” is vermeld, in acht te worden genomen.

2.6 Beheer
Het Bestuur is is verantwoordelijk voor de diverse verwerkingen. De beheerder (bij de VDN is deze rol belegd bij de secretaris van het Bestuur) zorgt - namens het Bestuur - voor het nakomen van alle verplichtingen uit de WBP.

Artikel 3: De autorisatieregeling
3.1 Besturen vereniging VDN, secretariaat, administratie en klachtenafhandeling

Doel van de verwerking
Het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van:

het verenigen en vertegenwoordigen van dansers en dansliefhebbers die vertegenwoordigd lid willen worden van de Nederlandse Algemene Danssport Bond (NADB);
activiteiten die, gelet op de doelstellingen als verwoord in artikel 2 van de statuten van de VDN, gebruikelijk zijn;
het besturen van de VDN (de bestuurstaak);
het organiseren van de ontvangst en verzending van documenten;
de behandeling, aanmaak, afdoening en archivering van documenten;
het afhandelen van klachten;
het behandelen van geschillen;
intern beheer.

Wettelijke status

vrijstelling conform artikel 31 Vrijstellingsbesluit (documentenbeheer), artikel 29;
vrijstellingsbesluit (archiefbeheer) en artikel 39 Vrijstellingsbesluit (bezwaarschriften, klachten en gerechtelijke procedures).

Van wie mogen persoonsgegevens worden verwerkt? (betrokkenen)

auteurs, afzenders en geadresseerden van brieven, nota´s, en soortgelijke documenten en zaken;
indieners van een vraag/klacht/geschil/ suggestie/opmerking;
leden Bestuur;
vrijwilligers en anderen die belast zijn met de ter realisatie van het doel uit te voeren werkzaamheden, dan wel bij de behandeling worden betrokken.

Welke gegevens mogen worden vastgelegd?

naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, email en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens alsmede het bank- en girorekeningnummer van de afzender of geadresseerde van het document;
een administratienummer of archiefindicatie;
een aanduiding van het onderwerp waarop het document betrekking heeft en de naam en het verenigingsadres van degene die met de behandeling daarvan is belast;
gegevens die betrekking hebben op de feiten en omstandigheden waarop de vraag/ klacht/ het geschil/ de suggestie/ opmerking betrekking heeft;
gegevens die betrekking hebben op degenen op wie de vraag/ klacht/ het geschil/ de suggestie/ opmerking betrekking heeft (voor zover deze bij de betrokkenen bekend zijn);
andere dan de hierboven opgesomde gegevens voor de organisatie van de behandeling van de vraag/ klacht/ het geschil/ de suggestie/ opmerking;
feitelijke gegevens betreffende de door betrokkenen verrichte of te verrichten werkzaamheden in relatie met de doelstelling;
andere dan de hierboven opgesomde gegevens voor de organisatie van de behandeling van de documenten;
andere dan de hierboven opgesomde gegevens als deze moeten worden verwerkt op grond van een andere wet.

Aan wie mogen de gegevens worden verstrekt? (ontvangers VDN)

leden Bestuur;
vrijwilligers belast met werkzaamheden in kader van secretariaat, administratie of klachtenafhandeling;
anderen die belast zijn met de ter realisatie van het doel uit te voeren werkzaamheden, dan wel bij de behandeling worden betrokken;
derden aan wie omtrent de afhandeling van documenten wordt bericht.

Bewaartermijn

documenten worden gearchiveerd zodra zij hun belang voor de behandeling en het interne beheer hebben verloren;
documenten worden vervolgens uit de archiefbestemming verwijderd, zodra zij hun belang voor de archiefbestemming hebben verloren;
klachtgegevens worden bewaard tot 2 jaar nadat de betreffende klacht is afgehandeld, tenzij langer bewaren noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

3.2 Ledenadministratie VDN

Verwerking Ledenadministratie VDN

Doel van de verwerking
Het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van:

het verenigen en vertegenwoordigen van dansers en dansliefhebbers die vertegenwoordigd lid willen worden van de Nederlandse Algemene Danssport Bond (NADB);
activiteiten die, gelet op de doelstellingen als verwoord in artikel 2 van de statuten van de VDN, gebruikelijk zijn;
andere dan de hierboven bedoelde gebruikelijke activiteiten, als die door de ledenvergadering van de VDN zijn goedgekeurd;
het verzenden van informatie aan de leden;
het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften (met inbegrip van het in handen van derden stellen van vorderingen);
andere activiteiten van intern beheer;
het behandelen van geschillen;
het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Wettelijke status

aangemeld bij het CBP, meldingsnummer M1347527;
geen Vrijstelling conform artikel 3 Vrijstellingsbesluit (verenigingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties).

Van wie mogen persoonsgegevens worden verwerkt? (betrokkenen)

(aspirant)leden van de vereniging VDN;
leden Bestuur;
vrijwilligers/ personeel/ medewerkers VDN;
ouders, voogden en verzorgers van minderjarige leden
dansbegeleiders;
eenieder die belast is met de ter realisatie van het doel uit te voeren werkzaamheden, dan wel bij de behandeling worden betrokken.

Welke gegevens mogen worden vastgelegd?

naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens alsmede het bank- en girorekeningnummer van de afzender of geadresseerde van het document;
naam en emailadres van ouders, voogden en verzorgers van minderjarige leden;
lidmaatschapsnummer;
gegevens over berispingen, straffen, schorsingen en opzegging lidmaatschap voor zover de betrokkene hiervan op de hoogte is;
gegevens die betrekking hebben op het lidmaatschap of de begunstiging;
gegevens benodigd voor en over deelname in het wedstrijdcircuit (waaronder gegevens van begeleiders van leden en/of dans(sport)ers, dansbegeleiders en dansinstituten waar leden zich mee verbonden weten);
gegevens betreffende resultaten van leden in het wedstrijdcircuit;
functie binnen de VDN;
foto;
gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften.

Aan wie mogen de gegevens worden verstrekt? (ontvangers VDN)

leden Bestuur;
degenen die belast zijn met de ter realisatie van het doel uit te voeren werkzaamheden, dan wel bij de behandeling worden betrokken;
vrijwilligers/ personeel/ medewerkers VDN;
ouders, voogden en verzorgers van minderjarige leden;
anderen, indien:

het lid of de begunstiger zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of;
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de VDN, of;
de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, of;
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de VDN of haar leden.

Bewaartermijn

tot 2 jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd, tenzij langer bewaren van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.

3.3 Personeelsinformatiesysteem

Verwerking Personeelsinformatiesysteem

Doel van de verwerking
Het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van:

het leiding geven aan de werkzaamheden van personeelsleden;
het behandelen van personeelszaken;
het beantwoorden van vragen van personeel en bestuur;
het vaststellen en doen uitbetalen van (salaris)aanspraken;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;
de opleiding van personeelsleden;
de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
de uitvoering van voor personeelsleden geldende arbeidsvoorwaarden;
het verlenen van ontslag;
het innen van vorderingen (met inbegrip van het in handen van derden stellen van die vorderingen);
het behandelen van geschillen;
persoonlijke personeelsontwikkelingsplannen;
het ter beschikking stellen van personeelsprofielen (c.v.´s, systeem voor interne arbeidsmarkt);
het doen uitoefenen van de accountantscontrole;
de uitvoering of toepassing van relevante wetten.

Wettelijke status

vrijstelling conform artikel 7 Vrijstellingsbesluit (Personeelsadministratie).

Van wie mogen persoonsgegevens worden verwerkt? (betrokkenen)

personeelsleden werkzaam voor of in dienst van de VDN;
ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers/stagaires.

Welke gegevens mogen worden vastgelegd?

naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede het bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;
een lidmaatschapsnummer;
nationaliteit en geboorteplaats van het personeelslid;
de bij het eerste punt bedoelde gegevens van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige vrijwilligers/ werknemers/stagaires;
gegevens die betrekking hebben op gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
gegevens die betrekking hebben op de functie of de voormalige functie binnen de VDN;
gegevens die betrekking hebben op de aard, inhoud en beëindiging van het dienstverband;
gegevens voor de administratie van de aanwezigheid van de vrijwilligers/ medewerkers op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
gegevens voor de administratie van de afwezigheid van de vrijwilligers/ medewerkers in verband met vakantie of ziekte;
beloningen;
gegevens die in het belang van de personeelsleden worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden;
gegevens voor de organisatie van de personeelsbeoordeling en de (loopbaan) begeleiding, voor zover die gegevens bij het personeelslid bekend zijn;
gegevens over klachten en berispingen;
aard, nummer en copie identiteitsbewijs op basis van de Wet op de identificatieplicht (WID);
andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een relevante wet.

Aan wie mogen de gegevens worden verstrekt? (ontvangers VDN)

leden Bestuur;
medewerkers van de VDN die belast zijn of worden met de ter realisatie van het doel uit te voeren werkzaamheden, dan wel die bij de behandeling worden betrokken;
anderen, indien:

het personeelslid zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de verwerking, of;
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de VDN, of;
de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, of;
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de VDN of haar leden.

Bewaartermijn

tot 2 jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de vrijwilliger/ het personeelslid zijn beëindigd, tenzij langer bewaren noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

3.4 Oud-leden, oud-bestuursleden, oud-personeelsleden

Verwerking Oud-leden, oud-bestuursleden, oud-personeelsleden

Doel van de verwerking
Het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van:

het onderhouden van contacten met de oud-leden, oud-bestuursleden, oud-personeelsleden;
het verzenden van informatie aan de oud-leden, oud-bestuursleden, oud-personeelsleden;
het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften (met inbegrip van het in handen van derden stellen van vorderingen) en andere activiteiten van intern beheer;
het behandelen van geschillen;
het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Wettelijke status

aangemeld bij het CBP, meldingsnummer M1347539;
geen vrijstelling conform artikel 41 Vrijstellingsbesluit (Oud-leden).

Van wie mogen persoonsgegevens worden verwerkt? (betrokkenen)

oud-leden, oud-bestuursleden, oud-personeelsleden.

Welke gegevens mogen worden vastgelegd?

naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens alsmede het bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;
een lidmaatschapsnummer;
gegevens die betrekking hebben op de aard en de duur van het lidmaatschap van het oud-lid;
gegevens over deelname van en resultaten van leden in het wedstrijdcircuit;
gegevens die betrekking hebben op de functie waarin en de periode gedurende welke de oud-personeelslid voor de VDN werkzaam is geweest;
gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften.

Aan wie mogen de gegevens worden verstrekt? (ontvangers VDN)

leden Bestuur;
medewerkers van VDN, die belast zijn of worden met de ter realisatie van het doel uit te voeren werkzaamheden, dan wel die bij de behandeling worden betrokken;
anderen, indien:

de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven voor de gegevensverwerking, of;
de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Bewaartermijn

de persoonsgegevens worden verwijderd op verzoek van het oud-lid, oud-bestuurslid, oud-personeelslid of bij diens overlijden.

3.5 Salarisadministratie

Verwerking Salarisadministratie

Doel van de verwerking
Het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van:

het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van personeelsleden van de VDN;
het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van het personeelslid;
voor het personeelslid geldende arbeidsvoorwaarden;
de vrijwilligers-/personeelsadministratie;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;
het verlenen van ontslag;
het innen van vorderingen (met inbegrip van het in handen van derden stellen van vorderingen);
het behandelen van geschillen;
het doen uitoefenen van de accountantscontrole;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Wettelijke status

vrijstelling conform artikel 8 Vrijstellingsbesluit (Salarisadministratie).

Van wie mogen persoonsgegevens worden verwerkt? (betrokkenen)

personeelsleden werkzaam voor of in dienst van de VDN.

Welke gegevens mogen worden vastgelegd?

naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede het bank- en girorekeningnummer van het personeelslid;
een lidmaatschapsnummer;
nationaliteit en geboorteplaats van het personeelslid;
de bij het eerste punt bedoelde gegevens van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers/stagiares;
gegevens voor het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van het personeelslid;
gegevens voor het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van het personeelslid;
andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.

Aan wie mogen de gegevens worden verstrekt? (ontvangers VDN)

leden Bestuur;
medewerkers van de VDN die belast zijn of worden met de ter realisatie van het doel uit te voeren werkzaamheden, dan wel die bij de behandeling worden betrokken;
anderen, indien:

het personeelslid zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven voor de gegevensverwerking, of;
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de VDN, of;
de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van het personeelslid, of;
de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Bewaartermijn

tot 2 jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden van het personeelslid zijn beëindigd, tenzij langer bewaren noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

3.6 Financiële administratie

Verwerking Financiële administratie

Doel van de verwerking
Het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van:

de boekhouding van de VDN;
het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven van de VDN;
het doen van betalingen;
het innen van vorderingen (met inbegrip van het in handen van derden stellen van vorderingen);
het behandelen van geschillen;
het doen uitoefenen van de accountantscontrole;
het onderhouden van contacten met debiteuren en crediteuren;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Wettelijke status

vrijstelling conform artikel 12 Vrijstellingsbesluit (Debiteuren en crediteuren).

Van wie mogen Persoonsgegevens worden verwerkt? (betrokkenen)

debiteuren en crediteuren van de VDN.

Welke gegevens mogen worden vastgelegd?

naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede het bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;
een administratienummer;
gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;
gegevens voor het doen van betalingen;
gegevens voor het innen van vorderingen;
gegevens met het oog op het onderhouden van contacten met de debiteuren en crediteuren;
andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.

Aan wie mogen de gegevens worden verstrekt? (ontvangers VDN)

leden Bestuur;
medewerkers van de VDN die belast zijn of worden met de ter realisatie van het doel uit te voeren werkzaamheden, dan wel die bij de behandeling worden betrokken;
anderen, indien:

de debiteur of de crediteur zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of;
de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de VDN, of;
de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Bewaartermijn

tot 2 jaar nadat de betreffende vordering is voldaan, tenzij langer bewaren noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.